Whistleblowing

Mi2 Servizi S.r.l. ha adottato il canale di segnalazione interna "Whistleblowing" al fine di promuovere la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Cosa si può segnalare?

Per questo Mi2 Servizi S.r.l. mette a disposizione dei canali interni per segnalare al Gestore della Segnalazione qualsiasi comportamento sospetto che danneggi l'interesse pubblico e/o l'integrità della nostra società, come richiesto dalla legge. Queste segnalazioni possono riguardare:

1. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o degli atti nazionali indicati nell’ Allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione delle norme nazionali attuative degli atti dell’Unione Europea relativi ai settori indicati nell’Allegato alla direttiva 2019/1937 (appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
2. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione ex art. 325 TFUE;
3. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno; 
4. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori menzionati nei punti precedenti;
5. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari.

È fondamentale anche segnalare tentativi di nascondere queste violazioni o comportamenti irregolari.

Non possono essere oggetto di segnalazioni:

• le mere voci o i “sentito dire”;
• le doglianze di carattere personale del segnalante o sue rivendicazioni/istanze.

Condizione per la segnalazione?

Al momento della segnalazione interna ed esterna, della denuncia all'autorità giudiziaria della divulgazione pubblica, il whistleblower deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.

Chi è il Whistleblower?

Un whistleblower è chiunque segnali attività illecite o fraudolente sul posto di lavoro, inclusi dipendenti, liberi professionisti, volontari, azionisti e persone coinvolte nella gestione dell'azienda. La legge si applica anche se le informazioni sono state acquisite durante il lavoro passato o durante la fase di selezione. È importante che ci sia una relazione lavorativa o professionale tra il whistleblower e l'azienda in questione.

La segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata, cioè deve contenere dettagli sufficienti a consentire di accertare i fatti segnalati (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati, la legittimazione del whistleblower a segnalare e le persone collegate, la volontà di voler beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni e la documentazione a supporto).

Come segnalare?

Il Portale Whistleblowing è idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. Al termine dell’inserimento, il Portale fornisce un Codice Identificativo Univoco che consente di verificare lo stato di lavorazione e di inviare e ricevere comunicazioni (anche in forma anonima).

Si può trasmettere:

• segnalazione scritta, la quale deve contenere le informazioni necessarie per identificare l'illecito, come la data, l'ora, il luogo e le persone coinvolte, la legittimazione del whistleblower a segnalare, le persone collegate e la volontà di voler beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni
• segnalazione orale:
• per mezzo messaggistica vocale, ove il messaggio vocale deve contenere le informazioni necessarie per identificare l'illecito, come la data, l'ora, il luogo, le persone coinvolte, la legittimazione del whistleblower a segnalare, le eventuali persone collegate e la volontà di voler beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni
• Richiesta di incontro diretto da parte del whistleblower, a seguito della quale verrà: fissata la data dell’appuntamento entro un ragionevole periodo di tempo e determinate le modalità di espletamento dello stesso affinché rispettino la riservatezza.

Nel caso di segnalazioni in forma orale, previo consenso del whistleblower, si avrà la registrazione audio dell’incontro o del messaggio vocale registrato mediante un dispositivo idoneo alla conservazione.

Nell’incontro diretto, nel caso in cui non si possa procedere alla registrazione (ad esempio, perché il segnalante non ha dato il consenso o non si è in possesso di strumenti informatici idonei alla registrazione) verrà stilato un verbale che dovrà essere sottoscritto anche dal whistleblower, oltre che dal soggetto che ha ricevuto la dichiarazione. Copia del verbale dovrà essere consegnata al whistleblower.

Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima, sebbene – in quanto anonime - non rientrino nell’ambito di applicazione della disciplina di cui al D.Lgs. n. 24/2023 secondo quanto previsto dalle Linee Guida Anac, la Società si riserva tuttavia di approfondire le segnalazioni anonime solo se adeguatamente documentate e sulla base di quanto previsto dalle procedure aziendali in materia, in conformità alle disposizioni del D.Lgs. n. 24/2023 2 ed alle Linee Guida Anac.

Chi riceve una segnalazione, in qualsiasi forma (scritta o orale), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal ricevimento, tramite i predetti canali al Responsabile della Gestione delle Segnalazioni, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante (se noto) e garantendo l’assoluta riservatezza.

Come sono gestite le segnalazioni

Le segnalazioni sono ricevute dal Gestore delle Segnalazioni, che si potrà avvalere di soggetti terzi, previa autorizzazione al trattamento dei dati, per gli approfondimenti istruttori.

Entro 7 giorni dalla ricezione, sarà dato un avviso di ricevimento della segnalazione ed entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Il Whistleblower può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Gestore circa lo stato di avanzamento del procedimento di gestione della segnalazione mediante l’invio di apposita richiesta.

Garanzia di riservatezza e tutele

Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato.

Il whistleblower deve specificare che intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni, tutele che vengono estese al facilitatore e alle persone coinvolte nella segnalazione.

Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Canale esterno

Il whistleblower può utilizzare il canale esterno (ANAC) raggiungibile tramite la piattaforma (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), quando: 

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.